業務効率を向上させる GoogleWorkspace アプリ4選
営業ノウハウコラム「Sales is」の新シリーズ「営業×クラウド」コラムシリーズとして、営業組織の生産性を向上させるための仕組みづくりや、クラウドにまつわるトレンド情報、ノウハウなどを紹介していきます。 第二弾は「業務効率を爆発的に向上させるアプリ４つ」お伝えさせて頂きます。 営業効率化や業務改善に興味がある方はぜひご覧ください！
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業務効率を爆発的に向上させる GoogleWorkspaceのアプリケーション４選
営業部門や営業活動で GoogleWorkspace がとても役立つという話は、過去のコラムでも力説させていただきましたが、今回は実際に私が顧客開拓や営業管理を行う中で、これは便利だと感じたアプリケーションを４選として紹介していきます。 実際にどのように活用しているのかも簡単に紹介していきます。
スプレッドシート Spreadsheet
営業でも営業マネジメントでも数値管理は必須ですよね。
Google Workspaceの表計算アプリケーションといえばスプレッドシートです。 マイクロソフトオフィスで言うところのExcel（エクセル）に該当するのがスプレッドシートですが、このアプリケーションのドコが優れているかといえば、
- 操作性がとても簡単で、エクセルを扱うことができれば直ぐに慣れる
- オンライン上で編集や閲覧、共有がとても簡単(わざわざメールで送る必要なし)
- 複数人で同時編集が可能
他にも良い点はたくさんありますが、この３つがスプレッドシートが「便利だな」と思うポイントです。
ちなみに私の会社では、テレアポをする際のターゲットリストとして活用していたりします。外回りの営業が出先でリストを確認し、ターゲット顧客が席にいそうなタイミングに電話できるようになり、アポイント獲得効率が圧倒的に高まりました。
タブレットやスマートフォンでも専用アプリケーションを無料でインストールできるので、是非ホーム画面に落とすことをお勧めします！
Gメール Gmail
もはや知らない人はいないというくらい有名なWebメール。GoogleWorkspaceの法人アカウントを取得していなくても個人で利用していたりするケースは多いのではないでしょうか？
オンライン上でメールデータが同期されるので、出先や外回りでもメールの送受信ができる便利なツール。もちろん、スマートフォンやタブレットなどの端末に依存することなく利用できるのも魅力です。
余談ですが、営業活動の受注要因をお客様に伺うと「対応のスピードが早かった」という声を頂くことが良くあります。Gmailを活用して顧客レスポンスを速め、競合との差別化を図れるチャンスですね！
カレンダー Calendar
Gmailと同じく、GoogleWorkspace では非常に有名なアプリケーション。クラウド上（オンライン）でスケジュールやタスクを管理できる便利なスケジューラーです。
このグーグルカレンダーの便利な所は、自分のスケジュールだけでなく、指定したメンバーやチーム、そして外部のユーザーとスケジュールを共有できるところ。外部パートナーとお客様先に訪問する際のスケジュール調整など、手間と時間を大幅短縮できます。
さらにひと手間加えて、スプレッドシートに入力した日程や時間の情報をカレンダーに自動同期させるプログラムを組んでしまえば「営業が電話をかけた履歴をターゲットリストに入力するだけで、自動的にカレンダーに反映される…」そんな効率的な営業活動を実現できるのも魅力の一つです。
ハングアウト Hangouts
一言でいえばビジネスユース向きのオンラインチャットアプリケーション。文字によるメッセージだけでなく、画像や動画でチャットができる最高に便利なツールです。
個人的にはこのハングアウトの活用で仕事の仕方が劇的に変わりました。簡単な依頼事項や指示はハングアウトで、いつでも・どこからでも実現できるようになり、記録に残るので備忘録にもなります。噂によればGoogleの社員は些細なことでも、ハングアウトでコミュニケーションをとりエビデンスを残したりしているとのこと。
ちなみに私の会社では会議もハングアウトを活用しています。営業パーソンが外出していても、拠点が離れていても、動画上で資料を共有できるので非常に効率的です。小さな議事はハングアウトのメッセージチャットで決まっていき、会議にかかる全体の時間も1/3になりました。
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まとめ
GoogleWorkspaceを活用すれば営業活動やビジネスの考え方が全く変わりそうな気がしませんか？本日はご紹介しませんでしたが、これらのデータをクラウド上でまとめていくオンラインストレージがグーグルドライブです。 各アプリケーションの詳細は、今後のコラムで色々とご紹介させていただきますね。
