Gmailで定型文を追加・編集する。

過去3回に渡り、Gmailのノウハウについてお伝えさせて頂きました。

「Gmailのスレッド表示の解除方法」 https://www.eigyoh.com/column/column_18/
「Gmailのラベル機能でメールを整理」 https://www.eigyoh.com/column/column_19/
「Gmail」プレビュー機能で、さらに快適に https://www.eigyoh.com/column/column_20/

苦手だな、と思っていた方も、だんだん、効率良くGmailを使えるようになって来たのではないでしょうか。
4回目となる今回は、更に仕事の効率を上げるためのワザ、『定型文の登録方法』についてお伝え致します。

<読了3分>

目次
・定型文とは?
・定型文を登録する
・登録した定型文を使う
・登録済みの文章を編集する

定型文とは

定型文って何?という方はあまりいないと思いますが、念のため、ご説明致します。
例えば、 「お世話になっております。セレブリックスの今井でございます。」 「何卒、よろしくお願い致します。」 のように、
毎回必ずメールに書くものや 「問い合わせに対する返信メール」のように、毎度同じ文章を送るものなど、
メールを送る際に必ず使う「フォーマット」のようなものです。

この定型文を設定すると、当然ですが、文章を打つ分の時間が短縮され、 業務の効率化に繋がります

では早速、その設定方法をご紹介致します。

定型文を登録する

① Gmailの画面左上の「作成」をクリックし、新規メッセージ(メール作成画面)を立ちあげる。

 

② 登録したい件名・文章を入力する。

 

③ 完成したら、メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし「返信定型文」にカーソルを合わせる。

 

④ 開いたウィンドウの「返信定型文を作成」をクリックし、文章を保存。

登録した定型文を使う

① Gmailの画面左上の「作成」をクリックし、新規メッセージ(メール作成画面)を立ちあげる。

 

② メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし「返信定型文」にカーソルを合わせる。

 

③ 開いたウィンドウの「挿入」の中から、該当文章をクリック。

登録済みの文章を編集する

① 前項の「登録した定型文を使う」の手順で、編集したい文章を表示する。 

② 内容を編集する 

③ メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし「返信定型文」にカーソルを合わせる。 

④ 開いたウィンドウの「保存」の中から、①で選んだ文章をクリック。 

⑤ すると、図のようなメッセージが表示されるので、「OK」をクリック

さいごに

今回は久々にGmailの便利機能をお伝えいたしました。

これまでに、Gメールの上手な使い方について、いくつかご紹介させて頂きましたが、いかがでしょうか?
Gmailのメリットに、好みのタイプにカスタマイズしやすいところがございます。

ぜひご自身の使いやすいメーラーにカスタマイズし、さらなる業務効率アップに繋げて頂けると幸いです。

営業支援ソリューション

今井晶也

<執筆者:今井晶也

セレブリックスの主席エバンジェリストとして、営業に関する公演・講義を全国で実施。営業マネジメント等の組織に関するテーマから、具体的な営業テクニックやコンテンツ作りまで専門領域は多岐にわたる。代表的な取り組みとして、長野県中小企業振興センターと共に【製造業に向けた提案型営業の習得を目指した講義】や、宣伝会議が主催する【見込客を顧客に育成するセールスコンテンツ講座】等で講師活動がある。DiSCの認定講師資格を所持。

※当コラムを「引用・転載」する場合には、引用元として記事のURLを明記いただければ幸いです。

■過去のGmailに関するコラムはこちら!■
『メールのリスト表示 https://www.eigyoh.com/column/column_18/
『ラベルの設定方法 https://www.eigyoh.com/column/column_19/
『プレビューウィンドウの表示 https://www.eigyoh.com/column/column_20/  

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