Gmailで定型文を追加・編集する。

過去3回に渡り、Gmailのノウハウについてお伝えさせて頂きました。

「Gmailのスレッド表示の解除方法」 https://www.eigyoh.com/column/column_18/
「Gmailのラベル機能でメールを整理」 https://www.eigyoh.com/column/column_19/
「Gmail」プレビュー機能で、さらに快適に https://www.eigyoh.com/column/column_20/

苦手だな、と思っていた方も、だんだん、効率良くGmailを使えるようになって来たのではないでしょうか。
4回目となる今回は、更に仕事の効率を上げるためのワザ、『定型文の登録方法』についてお伝え致します。

<読了3分>

目次
・定型文とは?
・定型文を登録する
・登録した定型文を使う
・登録済みの文章を編集する

定型文とは

定型文って何?という方はあまりいないと思いますが、念のため、ご説明致します。
例えば、 「お世話になっております。セレブリックスの今井でございます。」 「何卒、よろしくお願い致します。」 のように、
毎回必ずメールに書くものや 「問い合わせに対する返信メール」のように、毎度同じ文章を送るものなど、
メールを送る際に必ず使う「フォーマット」のようなものです。

この定型文を設定すると、当然ですが、文章を打つ分の時間が短縮され、 業務の効率化に繋がります

では早速、その設定方法をご紹介致します。

定型文を登録する

① Gmailの画面左上の「作成」をクリックし、新規メッセージ(メール作成画面)を立ちあげる。

 

② 登録したい件名・文章を入力する。

 

③ 完成したら、メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし「返信定型文」にカーソルを合わせる。

 

④ 開いたウィンドウの「返信定型文を作成」をクリックし、文章を保存。

登録した定型文を使う

① Gmailの画面左上の「作成」をクリックし、新規メッセージ(メール作成画面)を立ちあげる。

 

② メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし「返信定型文」にカーソルを合わせる。

 

③ 開いたウィンドウの「挿入」の中から、該当文章をクリック。

登録済みの文章を編集する

① 前項の「登録した定型文を使う」の手順で、編集したい文章を表示する。 

② 内容を編集する 

③ メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし「返信定型文」にカーソルを合わせる。 

④ 開いたウィンドウの「保存」の中から、①で選んだ文章をクリック。 

⑤ すると、図のようなメッセージが表示されるので、「OK」をクリック

さいごに

今回は久々にGmailの便利機能をお伝えいたしました。

これまでに、Gメールの上手な使い方について、いくつかご紹介させて頂きましたが、いかがでしょうか?
Gmailのメリットに、好みのタイプにカスタマイズしやすいところがございます。

ぜひご自身の使いやすいメーラーにカスタマイズし、さらなる業務効率アップに繋げて頂けると幸いです。

今井晶也

<執筆者:今井晶也

2008年、全くの他業種から営業未経験でセレブリックスに入社。
営業のプレイヤーとして、最短表彰を記録するなど、華々しい成績を経て、社内ギネス記録の最年少プロジェクトマネージャーに就任。

現在は事業推進室の室長として、新規顧客開拓と社内外の研修講師を掛け持ち、社内のブレーンとして第一線で活躍し続けている。

※当コラムを「引用・転載」する場合には、kikaku-e@cerebrix.jpまでご連絡の上、引用元として記事のURLを明記いただければ幸いです。

■過去のGmailに関するコラムはこちら!■
『メールのリスト表示 https://www.eigyoh.com/column/column_18/
『ラベルの設定方法 https://www.eigyoh.com/column/column_19/
『プレビューウィンドウの表示 https://www.eigyoh.com/column/column_20/  

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