Gmailで定型文を追加・編集する方法

過去3回に渡り、Gmailのノウハウについてお伝えしてきました。

苦手だな、と思っていた方も、少しずつ効率良くGmailを使えるようになって来たのではないでしょうか。4回目となる今回は、更に仕事の効率を上げるためのワザ『定型文の登録方法』についてお伝えします。

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定型文とは

定型文って何？という方はあまりいないと思いますが、念のため説明します。

例えば、 

｢お世話になっております。セレブリックスの今井でございます。｣
｢何卒、よろしくお願いいたします。｣

のように、毎回必ずメールに書くものや 「問い合わせに対する返信メール」のように、毎度同じ文章を送るものなど、メールを送る際に必ず使う「フォーマット」のようなものです。この定型文を設定すると、当然ですが、文章を打つ分の時間が短縮され、 業務の効率化につながります。

では早速、その設定方法をご紹介します。

定型文を登録する

① Gmailの画面左上の｢作成｣をクリックし、新規メッセージ（メール作成画面）を立ちあげる。

② 登録したい件名・文章を入力する。

③ 完成したら、メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし「返信定型文」にカーソルを合わせる。

④ 開いたウィンドウの｢返信定型文を作成｣をクリックし、文章を保存。

登録した定型文を使う

① Gmailの画面左上の｢作成｣をクリックし、新規メッセージ（メール作成画面）を立ちあげる。

② メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし「返信定型文」にカーソルを合わせる。

③ 開いたウィンドウの｢挿入｣の中から、該当文章をクリック。

登録済みの文章を編集する

① 前項の「登録した定型文を使う」の手順で、編集したい文章を表示する。

② 内容を編集する 

③ メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし「返信定型文」にカーソルを合わせる。

④ 開いたウィンドウの｢保存｣の中から、①で選んだ文章をクリック。 

⑤ すると、図のようなメッセージが表示されるので、｢OK｣をクリック

さいごに

今回は久々にGmailの便利機能をお伝えいたしました。Gmailのメリットは、好みのタイプにカスタマイズしやすいところです。ぜひご自身の使いやすいメーラーにカスタマイズし、さらなる業務効率アップにつなげていただけますと幸いです。