元SEが伝える、営業の無駄削減と効率化のための取り組み

私は、営業職につくまで、約2年ほどシステムエンジニア(SE)として働いておりました。
元々理系出身ということもあり、「工数削減」が好きで、業務のどこかに無駄がないか、もっと効率化出来ないかと考えることが好きでした。

そして転職し、営業職に就いた今でも、営業における「工数削減」が好きで、日々効率化できないか考えています。
今回のコラムでは、日々の活動の中で発見した、営業における「工数削減」をいくつか紹介させていただきます。

■目次■ 
・営業における工数削減はどういったメリットがあるのか
・営業効率をあげる方法3つ
①ツールの活用
②効率的なメール活用術
③ショートカットキーの活用
・まとめ

 

 

営業における工数削減はどういったメリットがあるのか

そもそも、みなさまは営業パーソンの役割は何だと思いますか?

私は「目標を達成すること」だと考えています。
何故なら、営業パーソンの目標達成なくして、企業の目標達成は成し得ないからです。
では、目標達成に必要な「成果」を出すために必要なことは何でしょうか。

それは営業の「質×量」である、と考えています。
質というのは、営業トークやスキル、精度・鮮度が高いリストがあること。
量はコール数や訪問数などの行動数です。

この2つでも、特に「量」が重要です。
なぜなら「量」は、スキルや経験も関係なく向上させることができて、達成への近道と言えるからです。

例えば、新規の営業をして、アポイントが取れる確率が2%だとします。50件電話して、1件アポイントが取れる計算です。最終営業日、2件のアポイントを取れば達成という状況で、「質」であるトーク内容やリストを新しく作るよりも、「量」であるコール数を100件にした方が、達成出来る確率が高いという考え方です。

もちろん、追い込まれる前に質も量も上げて余裕を持つ、というのが理想的ですが、特に新人のうちは「量」を増やし、徐々に「質」を上げていくというやり方が目標達成への近道です。

その「量」を上げるための方法はたくさんありますが、元SEの私が効果的だと感じた方法は【日々のPC作業における工数削減】です。つまり「実営業活動」以外の時間をいかに減らして、営業の時間に充てることができるのかこれに尽きるということです。その具体的な方法を大きく3つに分けてご紹介します。

 

PC作業における工数削減方法3つ

便利ツールを活用する

① Clibor(クリボー)

PC上でコピー(ctr + c)した文章を、履歴として残すことが出来るフリーソフトです。

皆様は、こんな経験はないでしょうか?

「商談の履歴を残す際、様々な文章をコピー&ペースト(以下、コピペ)をしていたが、数回前にコピーした内容をもう1階使い(ペーストし)たい」「ZIPファイルのパスワードをコピーしたが、他作業で別の文章をコピーをしてしまい、パスワードがわからなくなった」

このような時、履歴が残っていれば、もう一度文章を打ったり、パスワードを作り直したりする必要がなくなります。
これが工数削減です。正直申しますと、数秒の世界かもしれませんが、「塵も積もれば山となる」ということわざのように、小さな無駄が大きな無駄になります。
その無駄排除の1つとして、このフリーソフトは工数削減に繋がるツールとなります。
またCliborは文章をテンプレートとして保存しておくことも可能ですので、住所や電話番号など、良く使うものを登録することで、更なる無駄が排除できるのです。

※下記URLにて無料DLできます
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se472890.html (引用元:株式会社ベクターHPより)

② 5つボタンがついたマウス

普通のマウスは、右・左クリック、真ん中あるスクロールボタンの3ボタンで形成されています。
私がオススメするのは、マウスを持った際に、親指で操作できる2つボタンがついたマウスです。

 

”引用元:エレコム株式会社HP:http://www2.elecom.co.jp/peripheral/mouse/m-ls7ul/

 

色々な企業が、5つボタンマウスを販売していますが、Webブラウザのページを「進む」「戻る」を標準機能としている企業が多く見受けられます。

営業パーソンとして、顧客のwebサイトを見たり、Webで検索したりすると、必ず前のページに戻りますよね。
そこでWebブラウザ上部にある、戻る(矢印)ボタンを押すのではなく、マウスのボタン一つで戻ルことが出来るので、カーソル移動するという工数が削減されます。
1秒未満の工数削減ですが、営業パーソンにとってのWebブラウザ活用は業務の大部分を締めている方もいると思います。ぜひ活用してみてください。

またこのボタンは進む戻る機能だけでなく、他にも自由に機能を割り当てられます。
私は、「コピペ」を割り当てています。良く使う、というのももちろんですが、コピペのショートカットキー「ctrl」+ 「c」と「v」を押し間違えることがあるためです。この間違いも無駄ですね。

 

3、単語登録

よく使う言葉を予め登録して、入力の無駄を省けるツールです。
例えば、「おつ」と入力し、変換ボタンを押すと、「お疲れ様です」と変換されます。

お疲れ様ですと全て入力するより、圧倒的に工数削減ができます。
よく使う単語や文章を、都度全入力するのはナンセンスだと思います。
ちなみに、私は約100単語ほど登録しており、どれもビジネス上よく利用する単語です。
例えば、
かし→かしこまりました。
あり→有難うございます。
おせ→お世話になっております。株式会社セレブリックスの○○でございます。

などです。
これはこの後お話する、メール活用術にも使えるツールですので、ぜひ活用してみて下さい。

 

効率的なメール活用術

皆さん、メールは一日何通作成しますか?
私がバリバリの営業プレーヤーだったときは、平均30通ほど送っていました。
作成時間を1通4分としても、合計で2時間かかる計算です。これって無駄だと思いませんか?

しかし、物理的にメールを減らすのは、最善策とは言えません。
新規顧客にメールでアプローチしたり、メールで来た質問をエビデンスとしてメール返信することもありますよね。
そこで、今回は作成時間を少しでも減らす方法を2つお伝えします。

1、メールテンプレート(以下テンプレ)の活用

あなたが、最近送信したメールを新しいものから順に見返してみて下さい。似た内容のメール文が何種類かに分かれていませんか?それらを毎回ゼロから作成していたとしたら、それは無駄な作業です。

よく使うメール文を種類ごとに分類し、それぞれテンプレを作成しましょう。
そして、新規メール作成時にそのテンプレをコピペし、理想はそのまま、必要あればそこから1社ごとカスタマイズして送信しましょう。テンプレの作成にすこし時間はかかりますが、テンプレさえ作ってしまえば後の作業が格段に楽になります。

更に、テンプレは自分の工数を削減するだけではありません。
例えば、効果が出た営業メールをチームへ展開することで、チーム全体の営業効率を上げることも可能です。
効果のあるテンプレをチームで共有し、運用してみましょう。

ちなみに私は約20種類のテンプレを使っています。

過去に効果的だったテンプレは、商談後の見込み顧客へ送る
「その後ご検討いかがでしょうか?もし導入を決定いただいてましたら、下記申込書ダウンロードURLより…」
という内容です。

特に、電話に出なかった企業や、何回も電話で検討状況を聞いたため、もう電話しづらい…という企業に効果的です。
少し時間をあけてメールすると、意外と申込書をポンと送ってきてくれたケースも少なくありません。
このように上手く成果に結びついたテンプレを準備し、見込み客に一気に送る方法は工数が削減できる上に、成果にもつながるので是非、試してみてください。

 

2、メールはキーパーソンと繋がりにくい時間帯に作成を基本とする。

テンプレを使用したとしても、企業からの質問に対する返信や、企業によってしっかり内容を充実させてメルマガを送りたいなど、諸々、メールでやりたいこともあるかと思います。
しかし、それを営業のコアタイム中に都度送信していると、営業電話をかける時間(活動量)が減り、目標に届かなかった・・・というケースを多く見てきました。

そうならないためにも、メールの作成はキーパーソンと電話が繋がりにくい時間帯での作成をおすすめします。
電話が繋がりやすい時間は、コール活動に集中し、それ以外の時間でゆっくりメールを作成しましょう。
そして、相手が読んでくれそうな時間帯にメールを送信しましょう。
業界や内容にもよりますが、一般的に「始業直後」「昼休憩後すぐ」「定時直前」が見てもらいやすいと言われています。

メールは、作成したらすぐに送信したくなるかと思いますが、作成と送信を分けることで、営業時間内の工数削減に繋がります。もちろん緊急のメールや、早めにメールすることで成果に繋がる場合もありますので、一概には言えませんので、色々と試してみてください。

 

ショートカットキーの活用

ショートカットキーで出来ることは、基本的に全てマウスで操作が可能です。しかし、マウスでカーソルを移動させ、選択する時間は無駄だ、と思ってください。

今回は私がSE時代に習得したショートカットキーの中から、Windows全般で活用できるもの、特に、あまり知られていなさそうなものや、営業シーンでよく使うものを紹介いたします。

 

①Ctrl + D:Webブラウザで開いているページのブックマーク
お気に入りボタンをマウスで押すより早いです。

②Windowsキー+D:開いているウィンドウ(ソフト)全て最小化・復元
デスクトップのファイルを開く際、いちいち表示されている各ファイルを最小化するのは無駄です。

③Alt+F4:最前面に表示されたウィンドウを閉じる
マウスでウィンドウの右上「✕」ボタンを押せば閉じれますが、こちらのほうが早いです。

④Ctrl+マウスのローラー:ズーム(拡大縮小)
ブラウザやメモ帳など、ほぼすべてのソフトで対応可能です。

⑤Alt+Tab:開いているウィンドウの切り替え
最小化しているものをマウスで選択するよりも早く、一瞬で切り替えることが可能です。

 

 

まとめ

今回ご紹介した内容を活用していただければ、営業効率は多少なりともあがるかと思います。

あまり工数削減できないのでは?と感じたあなたも、だまされたと思って、是非一度試してみてください。

ひとつひとつは数秒ですが、つもりに積もった工数削減が、営業効率をアップさせ、成果に結びつく可能性は十分あるのです。

 

<著者:城戸 恵一>

※当コラムを「引用・転載」する場合には、kikaku-e@cerebrix.jpまでご連絡の上、引用元として記事のURLを明記いただければ幸いです。

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