ヒアリングシートを楽に作るコツ～Googleフォームの活用術～

久しぶりの更新になってしまいましたが、Google Workspace(GSuite)の最新情報や利用事例も 溜まってきたので、また色々と情報公開していきます！

今回のテーマは“Googleフォームを活用したヒアリングシートの作成方法”を紹介します。Google Workspace(GSuite)の法人導入はしていても、グーグルフォームは使ったことがない…という企業は実は多いのではないでしょうか？ そこで今回はGoogleフォームを活用して、商談ヒアリングシートを作ってみましょう！

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Googleフォームとは何か？

  一言で言えば無料のアンケートフォームです。 アンケートの項目や回答方法を自由に選択できるので、ビジネスシーンでは勿論、ライフスタイルの中でも、幅広い活用を見出します。

 Google Workspace(GSuite)ユーザーとしての最大の特徴は、

・自由で簡単な操作性
・スプレッドシートとの連動

の2点を挙げたいと思います。 つまり、アンケートを極めて簡単に、作りたいように作ることができ、集計データは勝手にスプレッドシートに溜まっていきリストが作れる…という訳です。

営業時のヒアリングシートにどう活かす？

  ここまでお話しすれば、Google Workspace(GSuite)を日頃から利用するユーザーや法人企業は、営業シーンでの活用にピンときた筈です。

そうです、営業活動の商談時にヒアリングシートとしてグーグルフォームを活用するのです。
多くの営業現場では、商談をすると営業パーソンは対話内容や情報をメモに取ったりPCに打ち込んだりします。そして、その後に営業管理ツールに打ち直す…こういった二重入力が発生しているのが実態です。

ところが、この商談時のメモをGoogleフォームで記録することで、こうした問題点は全て解決できるのです。

Googleフォームをヒアリングシートとして活用できるメリットは3つあります。

1.ヒアリング項目に沿って商談が進むため、営業パーソンによる質問の差や聞き漏れが無くなる
2.フォームに入力したデータは自動でスプレッドシートのデータベースに更新される
3.スプレッドシートにGAS等の加工を施せば、様々なデータをアウトプットできる

商談ヒアリングシートの作成方法

では早速作ってみましょう。 先ずはGoogleドライブ内で、新規作成→Googleフォームを選択します。  

タイトルをつけ、フォームのテンプレートを呼び起こします。

 ヒアリング項目を作っていきましょう。

商談においては相手がYes，Noで答えやすい『限定質問』から聞いて行くと良いとされます。 最初の段階で出来るだけ多くのYesを貰っておくと、後々クロージングでYesが取りやすくなると言われています。 なので最初は答えがYesだとわかっている質問を持ってきましょう。  

フォームでは解答の仕方を複数選択式／選択式／フリーワード等用途に合わせて選べます。

  新しい質問（ヒアリング項目）は、ボタンひとつで簡単に追加できます。   

入力画面は、入力用URLが自動で発行されるので、そのURLをユーザーに共有します。  

この入力用ヒアリングシート（グーグルフォーム）に、ユーザーが情報を入力すると フォームを作成した際に同時に自動生成されるスプレッドシートに情報が蓄積されます。

まとめ

このようにGoogleフォームを活用すれば、簡単にヒアリングシートを作成することができます。 また、それぞれの営業パーソンが入力した情報は、スプレッドシートに自動で蓄積されていきますので、 営業や顧客情報の集計・分析が大変効率的になります。

もちろん、グーグルフォームはその他にも、社内アンケートや社外アンケートにも活用できますので、是非ご利用してみてください。