テレアポリストの作り方を工夫して営業効率アップ

営業マンや営業マネージャーなら、誰でも1度は作ったことのある、ターゲットリスト。 特に新規営業を行う会社などでは、テレアポリストやコールリストを重宝しますよね。

今回のコラムでは、「Google Workspaceのスプレッドシートを活用したターゲットリストを使うと、営業効率を飛躍的に高めることができる」そんな目からウロコの情報を公開したいと思います。

良いターゲットリスト（テレアポリスト）の定義

良いターゲットリストとは、シンプルにまとめると

・営業効率を高める情報が入力できる
・入力された情報からマネジメントができる
・入力された情報をもとにした分析が容易
・他の営業ツールと連動し営業や業務全体の効率化に貢献する

このような条件を満たすリストが良いターゲットリストのフォーマットと言えるでしょう。

ターゲットリストはリード（見込み客）を獲得するために存在します。

従って、ターゲットリストで目指すべきリードが、商談のアポイントを取ることであれば、
・アポイントを獲得するために必要な情報
・アポイントの獲得効率を高めるために必要な要素 少なくとも上記が網羅されている状態、若しくは記入／管理できる状態であることが求められます。
注）商談の受注率を高めるためのヒアリング項目なども該当します では、アポイント獲得効率を高めるための情報とはどのようなものがあるのか、 一例を挙げてみましょう。

□基本情報
・社名（屋号）
・連絡先（電話／FAX）
・担当部署
・担当者（責任者）名
・住所
・メールアドレス
・資本金／人数／拠点数／売上など
・企業やサービスのURL
・想定ニーズ

□接触後ヒアリング情報
・対話内容（自由記述）
・アプローチ実施日時（時間も）
・提案に関係する顧客情報
・断り理由
・ネクストアクション

挙げ出せばキリがないですが、少なくとも多くの企業が上記のような情報を網羅している筈です。

しかし、重要なのはここからです。 前段にもあるように「良い」ターゲットリストは「営業効率を高める」ためのツールでなければなりません。 そうした観点から考えると、世のターゲットリストはあまりに、営業効率を高めるという観点と乖離があるようです。 皆さんの企業では以下のようなことが起こっていないでしょうか？

・リストは営業個人で管理
・テレアポリストの結果や経過の分析ができていない、そうした運用がない
・ターゲットリストの運用ルールなどが曖昧、属人的
・マネージャーはリストまで見ない
・リスト以外にも営業マンが入力や報告するものが多く、煩雑になっている
※ターゲットリストと他の営業管理帳票やツール（SFAや日報など）

こうした状態では、営業効率はいつまで経っても向上しません。

つまり、繰り返しにはなりますが良いターゲットリストとは
・情報が入力されている、営業効率を高める情報が入力できる
・入力された情報からマネジメントができる
・入力された情報をもとにした分析が容易で、改善活動が行いやすい
・他の営業ツールと連動し、営業マンの純粋な営業活動以外の時間が減る
これらを満たすリストのフォーマットを作ることが重要なのです。

スプレッドシートだから出来ること

ではスプレッドシートでターゲットリストのフォーマットを作ると、どのような利点があるのでしょうか？
具体的な効能について解説していきます。

チームやプロジェクトで共有できる
・クラウドでリストが管理されるので、指定されたアカウントであれば、誰でも閲覧・編集が可能
・自分の顧客のデータだけでなく、チームやメンバーの顧客情報やアプローチ履歴をチェック可能
・リアルタイム更新、編集したリストやデータは瞬時に自動更新
・保存のミスや保存忘れの防止策も自動化 いつでも、どこでも
・社内PCだけでなく、インターネットにアクセス出来る環境で閲覧、編集が可能
・デバイスフリー（アプリなどのダウンロードは必要） シングルインプット~マルチアウトプット
・リストの更新や入力から自動で他帳票との連携や反映が可能
・データ入力をもとにした、分析やマーケティングデータなどの自動反映が可能

これまで、私が営業支援した中ですとターゲットリストはExcelで作る企業が多いようですが、 このようにGoogle Workspace(GSuite)を活用してクラウドでアタックリストを管理することで、様々なメリットがあるのです。

スプレッドシートのターゲットリストで実現した成功事例

スプレッドシートでターゲットリストを構築した企業の声をまとめてみました。

・営業の外回りを行う際に、顧客情報が外でチェック出来るようになった。
・出先の空いた時間を活用して、効率の良い営業活動が出来るようになった
・チームでリストを共有し、リアルタイムで情報共有出来るようになった。
・ターゲットへの営業が重なったり、同じ企業に色々な営業マンが何度も営業することが無くなった
・テレアポリストに接触履歴や情報を入力すると、自動で日報の活動数値が更新され、営業マンの二重入力の手間が無くなった
・マネジメント効率が上がった。個人の行動数値やアポイント取得率などが可視化され、指導が早くかつ的確に出来る

上記は一例ですが、ターゲットリストをクラウド化することで、関連業務の効率化、ひいては生産性向上に大きな影響があることがお分かりいただけるかと思います。

まとめ

スプレッドシートをベースに、ターゲットリスト（コールリスト／テレアポリスト／アタックリスト）を作ると、なんとなく便利だということはご理解いただけたのではないでしょうか？

おさらいとなりますが、良いターゲットリストを作るためには

・営業効率を高める情報が入力できる ・入力された情報からマネジメントができる
・入力された情報をもとにした分析が容易
・他の営業ツールと連動し営業や業務全体の効率化に貢献する

これらが重要です。 営業マネージャーや営業マンはこの観点で今一度自分のリストを見直しましょう。 そして、グーグルワークスペースのアカウントをお持ちの方は、是非スプレッドシートでターゲットリストを作ってみましょう。
注）セキュリティの観点からグーグルワークスペースフォービジネスの法人アカウントではなく個人のアカウントで利用することは推奨しません