効果的な提案書を書くための心得

顧客から受注をいただくためには、顧客のメリットを最大化させるための提案書の作成が求められます。

自社商品を導入することで、どのようなメリットがあり、最終的にどれだけの利益を生み出すのかを顧客に伝えなければならないのです。

営業で提出する提案書は、簡潔かつ分かりやすく作られている必要があります。
要点がわかりづらい提案書は、それだけで顧客の興味を損なう可能性が高くなるからです。

そこで、今回のコラムでは提案書を書くためのコツも含め、良い提案をするための心得をご紹介いたします。

効果的な提案書を書くためのコツ3点

提案書は顧客にとって分かりやすくすることが重要である一方、作成に時間をかけすぎても良くありません。効率よく分かりやすい提案書を作るコツは下記の通りです。

コツ1：できるだけ文字数を少なく要点を絞る

文章は提案書に限らず、文字数が多くなるほど読むのに時間と労力がかかります。
そのため、可能な限り不要な文字は削るようにしましょう。

提案書で最優先に伝えるべき項目は下記の要素です。

・自社製品を導入した際の費用対効果(メリット、今ある課題を同解決できるのか)
・必要なコスト(初期コストとランニングコスト)
・導入で生じる可能性のあるリスクの解消方法

これら以外の詳細は、提案書に興味を持っていただけた後の訪問や電話でクロージングを行うべきポイントになります。

提案書の時点で具体的に書きすぎると、内容が難解になり読んでいただけない、あるいはそこで導入の可否が出てしまう可能性が高くなるため、避けた方が無難です。

コツ2：基本のフォーマットを用意する

提案書はできるだけ短時間で仕上げなければなりません。
手を抜くという意味ではなく、顧客別に作成する提案書に時間をかけすぎると、他の営業時間が削られてしまうからです。

提案書は要点をまとめて簡潔に仕上げた方がいいという理由でもあります。
詰め込む内容が多くなれば、それだけ時間もかかるものです。

そこで、時間のかけすぎを防ぐためにも、提案書の基本フォーマットを作っておきましょう。
商材別・ニーズ別など、複数のパターンを作っておくと後々楽になります。

コツ3：気になるポイントを残しておく

提案書で０から100まで提案するのではなく、顧客が提案に目を通したあとで「ここはどうなの？」と興味を抱くポイントを残しておきましょう。

要点を伝えることは重要ですが、提案のさじ加減が大切です。

最終的には口頭でクロージングを行うことになるため、情報や提案の切り分けはしっかりと行っておくようにしましょう。

提案書を簡潔に仕上げる為の手順

提案書作りに慣れるまでは、作成に時間がかかってしまう人もいるかもしれません。
そのような場合は、下記のポイントを意識してみてください。
提案書の作成プロセスを変えるだけでも、完成までの時間を大きく削減することができます。

ポイント1：提案で伝えるべき内容を箇条書きでまとめる

提案書で伝えるべき内容の選定に時間がかかる場合は、伝えたいと考えている情報を箇条書きで抽出してみましょう。

箇条書きで情報を整理することで、組み込むべき内容や伝わりやすい言葉を選びやすくなります。

この時点で不要だと感じる情報を削除していけば、結果として組み込む情報量が洗練され、提案書が簡略化しやすくなるのです。

ポイント2：アウトラインを決める

提案書に組み込むべき内容が決まったら、提案書全体の構成を決めましょう。

はじめに自社製品が顧客に提供するメリットや注意点・納期・留意点など、項目ごとに見出しを分けます。

そして各項目に選定した内容を、できるだけ文字数を減らしながら書き込んでいきましょう。
最後に自社内で誰かにチェックしてもらって、問題なければ顧客先に持参します。

以上が顧客に伝わりやすい効果的な提案書の作り方です。

必ず口頭でクロージングする

ここからは提案書を作った後のポイントです。
いくら良い提案書を作ったとしても、資料だけで受注をするのはなかなか難しいです。

なぜなら、文章は情報の整理や伝達には向いていますが、それ以上の情報がないため不安の解消には不向きだからです。

そこで、忘れてはいけないのが口頭でのクロージングです。
例えメールや郵送など、対面しないような場合でも、送付後は必ず電話でクロージングを行いましょう。
資料で伝わりきらなかった部分や、顧客の不安や疑問を解消し背中を押すことが目的です。

電話のタイミングとしては送付してすぐ、まずは｢送りました｣と連絡をすることが大切です。
メールで送った場合は顧客の手元に届いている確率が高いため、その場で見てもらえるようならクロージングに入ってしまいましょう。

郵送や今すぐに診ることの出来ない場合は｢いつなら見ることが出来るのか」を確認し、その時間に必ず電話するようにしましょう。

まとめ

提案書は文字のみの構成でも良いですが、パワーポイントなどを活用して図や表を交えるとより分かりやすくなります。

私たちセレブリックスでは、提案資料の作成やブラッシュアップなどもお手伝いしておりますので
お悩みのことがあれば、お気軽にご相談ください。