GoogleWorkspace(GSuite)を社内定着させた、今日からできる3つの取組み

どんな便利なサービスでも、常識を覆す革新的な商品であったとしても…

商品を導入した企業や個人の利用が定着するためには、幾つか越えなければならない壁があります。 これは、商品の導入決定者や利用推進者の ある種“永遠のテーマ”と言えるでしょう。それは、Google Workspace(GSuite)でも同じことが言えます。

そんな中、スムーズにGoogle Workspace(GSuite)の利用定着が実施できている企業には、定着する要素となる「些細だけど重要な取り組み」がありました。 今日のコラムでは、そのポイントをお伝えしていきます。


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  1. 1.GoogleWorkspace が定着しない理由
  2. 2.定着する3つの取組み
    1. 2.1.取組み1.ファイルはグーグルドライブに保存せよ!
    2. 2.2.取組み2.GSuite(Google Apps)のアプリを使って会議する
    3. 2.3.取組み3.小さなチームから運用を開始する
  3. 3.まとめ

GoogleWorkspace が定着しない理由

クラウドは便利…このような言葉は世の中どこでも散見され、昨今のビジネスユーザーにとっては、飽き飽きするほど聞いてきた言葉です。 耳にタコができるとは、まさにこのことです。 便利だとわかっているのに何故使わないか? この根本的なボトルネックになっているものは、意外とシンプルな理由なのです。

  • 手間(新しい事を行うのが面倒くさい)
  • 習慣(ついつい、今までのものを利用してしまう)
  • 不便(実態に合わない機能)

大きな要因となってるのはこの3つです。 そう、文字にしてみると、当たり前というか…とてもシンプルですよね。

新しいことを導入するためには習慣化が大切

Google Workspace(GSuite)の導入で言えば、利用者は、自分の評価が上がるわけではないのに、新しいことを覚える・・・新しいものを使う・・・こうした行為そのものが、そもそも面倒なんです。

最も定着の阻害要因となるのが「習慣」です。 今まで当たり前に使っているExcel・・・、メールを送るためにアウトルックを立ち上げる…。 こうした行為は、もはや「考えて選んだ手段」というより、習慣なのです。

一方、同じ表計算ソフトであるGoogle Workspace(GSuite)のスプレッドシートを立ち上げるという習慣はない。 結果として利用が定着せずに、いつまでたってもExcelが使われ続けてしまうのです。※Excelの利用がNOと言いたいのではありません。習慣を変えるのがとても大変だという説明です

人は一度身に着いた習慣をなかなか変えることが出来ない、それはビジネスでも同じこと。加えて、意外と多い問題点としては、導入推進者が現場を知らないということです。Google Workspace(GSuite)をどのように使ったら、本当に生産性が高まるのか、分らないため、現場の利用シーンに「使い方」が合わないケースがあるのです。

さて、3つ目はともかく… 便利なのに習慣がないから使われない、面倒だから利用しない…というのでは本末転倒ですよね。 だいたい、多くの企業が効率を高めるためにグーグルアップスを導入してますから、面倒くさいというのは、導入の意図と相反する状態です。その面倒くささをなくすのがGoogle Workspace(GSuite)なんですが…(笑)


定着する3つの取組み

ということで、Google Workspace(GSuite)の利用定着のキーワードは「習慣」にする、これに尽きます。 最初は誰でもアレルギーがでます。 そこを我慢して、乗り越え、慣れてさえ(慣れさせて)しまえばOKです。 そこからは、クラウドの恩恵が沢山待っています。さて、それでは「習慣」にするための、3つの取組みを紹介します。  


取組み1.ファイルはグーグルドライブに保存せよ!

その共有データ、今までのフォルダへの保存やメールの共有をちょっと待ってください! 共有して使うデータファイルは、グーグルドライブ上に保存していきましょう。 資料を見るためにはグーグルドライブにアクセスしないと見れない… そんな環境を物理的に作ってしまうのです。 毎日当たり前のように使えば、当然慣れてきます。  

共有ファイルはドライブ上に保存して、日常的にドライブを使う習慣を作る


取組み2.GSuite(Google Apps)のアプリを使って会議する

ミーティング中、関連する資料やデータをそれぞれのPCで、GSuite(Google Apps)上にアクセスして閲覧するオペレーションを敷きましょう。 (あえてプロジェクターなどで全体投影せず、個別のPCで同じファイルデータにアクセスする) 自分だけ見方がわからなかったり、ついていけないと・・・実はとても恥ずかしいのです。  

取組み2.GSuite(Google Apps)のアプリを使って会議する

会議中にGoogle Workspace(GSuite)にアクセスする動線を作る


取組み3.小さなチームから運用を開始する

最初は小さなチームでいいのです、ただ、そのチームは検証も含めて徹底してGoogle Workspace(GSuite)でビジネスを行いましょう。 その中で便利なもの、よかったもの、手のつけやすいものを広げていけば良いのです。 

例えばハングアウトのようなオンラインチャットは手軽で誰でも始めやすいので、チームのチャットグループなどをハングアウトで運用していく。 そのハングアウトのなかで、ドライブ内のデータのURLを貼ったり、少しずつGoogle Workspace(GSuite)を利用することを、当たり前に変えていけば良いのです。  

取組み3.小さなチームから運用を開始する

小さな単位で、Google Workspace(GSuite)ユーザーを社内で増やしていくことが重要


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まとめ

どれだけ便利なサービスを導入しても、運用が定着しないのであれば意味がありませんよね。 そこで今回のコラムでは、Google Workspace(GSuite)の導入定着が成功している企業の、些細な取り組みを紹介させて頂きました。 重要なことは、強引に全社で運用を開始しない・・・ということです。

特定のチームの中から、利用するアプリケーションを“これまで習慣になっていたもの”からGoogle Workspace(GSuite)に少しずつ、主軸を変えていくような運用が望ましいということです。 するといつの間にか、Google Workspace(GSuite)を利用すること(例えばドライブや特定のサイトにアクセスすること)が日常的な習慣となってくるため、自ずと利用定着が推進されていくという流れです。

Google Workspace(GSuite)の導入を検討される企業様、導入したがなかなか利用が定着しない組織のご担当者様、上記のような観点で、中期的な社内運用の計画を考えて見てはいかがでしょうか?

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