営業業務を効率化せよ！ChatGPT初心者でも今すぐ使えるコツ16選

ChatGPTに質問してはみたものの、「なんかちょっと欲しい答えが違うんだよなぁ。自分で考えたほうが早いかも…」そう思って画面を閉じてしまった経験はないでしょうか？ChatGPTから理想の回答をもらうためには、ちょっとしたコツが必要なんです。

そこで今回は、AIパスポートの資格をもつ弊社のChatGPTスペシャリストにその全貌をがっつりインタビューしてきました！

• ChatGPTとどんな風に会話をしたら良いのかわからない
• 使ってみたはいいけど、全然良い答えが返ってこないよ…
• もっと良い指示の仕方があるなら知りたい！

こんな悩みにお答えすべく、ChatGPTを活用するコツを16個ご紹介します。まずは「初心者編」の6個のコツからぜひ実践してみてくださいね。
 
※本コラムはChatGPTの利用初心者に向けて執筆しています。そこで、無料ですぐに利用できるGPT-3.5バージョンを中心に使い方や活用事例を詳しく紹介します。

ChatGPTから理想の回答をもらうコツ16選

ChatGPTから理想の回答をもらうためのコツを16個ご紹介します。見出しを読むだけでも参考になるはずです。気になるものから実践してみてください。

初心者編

1．具体的な情報や指示を与える

具体的な回答がほしいときは、ChatGPTに具体的な情報や指示を与えます。一行程度の簡単な質問だと、どうしても抽象的な表現でわかりにくい文章で返ってくることが多いです。具体的な内容をChatGPTに伝えるほど、具体的な返答が得られます。具体的な指示のイメージは、以下の例をご覧ください。

プロンプト例①：回答の量をリクエストする

• ○○について「簡単に説明してください／詳しく説明してください」
• テレアポのコツについて、箇条書きで５つ挙げてください
• SDRとBDRの違いについて、200字前後で教えてください
  
  

プロンプト例②：手順やステップを教えてほしいときはリクエストする

• 業界分析方法について5つのステップに分けて教えてください
• 資料作成の手順を教えてください
  
  

プロンプト例③：具体例を伝える

• 高校生でもわかるように教えてください
• その業界について知らない人でもわかるように教えてください

プロンプト例：

商談のコツを箇条書きで5つ挙げてください。

※ChatGPT3.5で出力

また、ChatGPTは言わば『素手で戦っている格闘家』と同じで、私たちが武器を渡してあげる必要があります。その武器となるのが具体的な「情報」や「状況」です。少し面倒でも、情報や状況とあわせて、その上で「アドバイスください！」と伝えたほうが回答の精度が向上します。ぜひ試してみてください。

質問する際のポイントとしては、簡潔な質問を心掛けることです。一度に複数の質問を与えすぎると、回答精度が落ちる可能性があります。また、プロンプトで使用している用語(ITやマーケティング用語など)を実は意味を間違って覚えていたとか、一般的ではなかった、そもそも社内用語だった…、なんてこともあります。一度検索し、認識している意味と合っているか、正確な表記かどうかを確認しましょう。

2．アウトプット形式を明確にする

ChatGPTに特定のタスクを依頼する際に、どのような形で情報を受け取りたいかを明確にしましょう。その際に、ChatGPTに回答形式を指定しておくと楽です。状況に合わせて適切な出力形式を指定してみてください。
 
指定例：

●         箇条書き
●         文章形式
●         表形式
●         Q&A形式
●         ダイアログ形式
●         要約形式
●         スクリプト/シナリオ形式
●         チェックリスト
●         フローチャートや概念図
●         比較表
●         タイムライン
●         メール/手紙形式
●         ストーリー/物語形式
●         レビュー/評価
 
「○○でお願いします」という指示に上記を入れてみてください。

プロンプト例：

インサイドセールスとフィールドセールスの業務の違いを表形式で教えてください。

3． BtoB営業を指定したい場合は「BtoB営業」と明示する

ChatGPTに「営業の…」と入力すると、BtoC営業と解釈して回答されることが多いです。BtoBとBtoCはターゲットの行動フローや営業手法などが大きく異なりますので、もしBtoB営業の内容でアウトプットしてほしい場合はプロンプトに「BtoB営業の…」と明示するようにしましょう。
 
以下は「営業」で伝えた場合の回答と、「BtoB営業」で伝えた場合の回答です。
 
プロンプト例：「営業」のみで質問した場合

私は日本で営業をしているのですが、重要な点を教えてください

プロンプト例：「BtoB営業」で質問した場合

私は日本でBtoB営業をしているのですが、重要な点を教えてください

このように、「BtoB」と入れるだけでも回答内容が変わります。

4．質問の目的やゴールを明確にする

ChatGPTに質問をするとき、質問の目的やゴールを設定していますか？そして言葉で伝えられるようにしていますか？「その質問して何をどうしたいの？」がわからないと、ChatGPTもいい回答を出すことができません。もし特に何も目的がなく質問していたのであれば、ChatGPTに目的もセットで伝えるようにしましょう。
 
プロンプト例：

BTOB営業チームが新しいクライアントを効果的に開拓する方法を教えてください。
目的：BTOB営業チームが新しいクライアントを効果的に開拓するための戦略を提供する。
要求：最新の市場動向を分析し、ターゲット顧客の特定、アプローチ方法、関係構築の戦略を提案してください。
制約条件：明確で実践的なアドバイスを10項目提供すること。業界用語を避け、簡潔にまとめること。

■目的を伝えなかった場合のChatGPTの回答

 
■目的を伝えた場合のChatGPTの回答

毎回自分に問いを投げかけることで、常に目的意識をもつ良い練習にもなります。そして目的さえ伝えることができれば、自分が出せてない手法や発想までリードして提示してくれますよ。

5．「不足している情報があったら教えてほしい」と初めから伝えておく

ChatGPTでメール文の校閲や、やるべきことの洗い出しを依頼するとき、最初に「不足している情報があったら教えてほしい」と一文を添えておくと不足点もセットで教えてくれます。また、コツの4と組み合わせて目的提示とセットで「目的達成のために不足している部分があったら教えて！」と伝えるのもおすすめです。
 
 
プロンプト例：

これから新システムの社内定着に向けて実施するべきことを考えていきたいです。どんなことを注意するべきかアドバイスをお願いします。目的は適切な業務の進め方を実行することによって迅速かつ精度の高い新システムの社内定着を実現することです。目的が達成できない場合は、不足している情報を質問してください。

6．「日本の○○です」と伝える

ChatGPTは英語圏で開発されたということもあり、何も指示をしないと『英語圏の情報』を前提とした回答が返ってくることがあります。そのため、質問する際には「日本の○○です」と伝えるのがおすすめです。とくにChatGPT3.5ではマストで伝えたほうが良いでしょう。
 
プロンプト例①

私はペーパーレスを促進するITサービスの営業を担当しています。
ターゲットを製造業としているのですが、日本の製造業の中で契約書の枚数が特に多いと思われる業界中分類を教えてください。

プロンプト例②

私は電子決済サービスの営業を担当しています。
日本の九州エリアの小売店事業者様に営業活動を行う上で最低限知っておくべき、知らないと失礼にあたる知識を教えて下さい。

脱！初心者編

7．ひとつの回答を抽出してさらにアイディアをもらう

ChatGPTからアイディアをもらう際には、一問一答で終わらせるよりも、回答から良いアイディアをひとつでも抽出してさらに広げていくのがおすすめです。
 
例：ChatGPTから「a,b,c,d」と回答が来て、aの回答だけ筋が良かったら…

「aが素晴らしいです。aのようなものをもっと出してください」

このような返答をすることで、精度が上がっていきます。

1. 最初にアイディアをたくさん出してもらう
2. 回答から良いものを抽出し、質をフィードバックする
3. 質の良い回答からまた量を増やす
   
   

上記のような流れでChatGPTとやり取りを重ねて、アイディアの質をどんどん上げていきましょう。
 
プロンプト例：

営業系のウェビナーイベントタイトル候補を10個挙げてください

返信：

ありがとうございます。8がいいですね。どんな思考を経て8をあげてくれたのか教えてください

返信②：

ありがとうございます！この5つの思考プロセスをもって「営業プレゼンテーションの極意: 効果的なプレゼンテクニック」にニュアンスが近いタイトルを、なるべく言葉は重複しないように気を付けてあと4つ出してください。

8．情報をクロスしてChatGPTに考えさせる

PEST分析や3C分析など、ターゲットの情報分析を時短できたらとてもありがたいですよね。こういった分析もChatGPTに考えさせることができます。そしてただ分析させるだけではなく、情報をクロスしてChatGPTに考えさせることでさらにヒントが得られます。以下の例をご覧ください。

プロンプト例：

①製造業界のPEST分析をしてください

②分析して出た事実情報をもとに「製造業界の製造ライン責任者」の立場で、それらの外部環境をどのように捉えているか出してください

③そのうえで「製造業界の製造ライン責任者」が悩んでいることを優先度順に箇条書きで出してください

全ての回答を鵜呑みにしないほうが良いですが、自分で一から考えるよりもラクになるはずです。分析する際にはぜひ実践してみてください。

9．使い手が構造化能力を身に着けて生成AIを使う

構造化能力は営業パーソンに必須のスキルです。構造化とは、概念を具体化したり、逆に具体的な事象を抽象化したりすることを指します。

上記のような具体と抽象を行き来するときに、ChatGPTを活用することで幅広くヒントを得ることできます。「この企業はいくつかの施策を通して、何を実現しようとしているのか？」や「施策を具体に落とし込むと、どんな要素になるのか？」など、企業の状況について調べるときなどに役立ちます。商談の事前準備やヒアリング内容を考える際にも活用可能です。
 
プロンプト例：

これからAIを用いたビジネスを考えていきたいです。どんなことを注意するべきかアドバイスをお願いします。

返信①：

ビジネスゴールの明確化について具体的に何をどうすることを指しているか？教えてください。

返信②：

この8つをジャンルに分けて3つに分類わけしてください。

10．ChatGPTに第三者を演じさせて反対意見をもらう

「あなたはプロの営業です」このようにChatGPTに役割を与えると良い、とよくChatGPTの記事で紹介されていますよね。しかし、役割を与えるというのはこれだけではありません。例えば、「あなたは反対の立場で批判的な意見を出してください」と、あえて反対意見を出してもらうように指示するのもおすすめです。

プロンプト例：

• あなたは決裁者の立場で、検討における重要なポイントを教えてください。
• あなたは製造業界の製造ライン責任者です。日常における時間の使い方や悩み事を教えてください。
• 自社サービスを選ぶポイントは3つです。この3つをメリットだと感じる人はどんな課題やテーマを持っているか、またその課題設定に至った問題や原因を考察して出してください。
  
  

私は今営業の業務の中で成果が出ず躓いています。人望に熱い上司の立場で励ましてください。

ChatGPTに誰を演じさせるのか、どんな振る舞いをさせるかを具体的に指定することが重要です。

11．「どんな指示をすればいいか？」を聞きChatGPTに考えさせる

ChatGPTの回答が「ちょっと違うな…」と感じたら、次にどんな指示をすればいいかをChatGPTに聞いちゃいましょう。このコツを実践するには、質問の目的や意図、自分の求める回答のイメージを事前に言語化しておく必要があります。どうすればほしい回答をもらえるか、そのためにどんな情報や指定があるといいのかを伝えることで、ChatGPTに考えさせるのです。
 
プロンプト例：

営業の特徴を箇条書きで5つ挙げてください。

返信：

ありがとうございます。それぞれの特徴を基に、新人向け資料の文言として落としたいです。このままだと文献感があり、もう少し平易な表現かつ実践的なものに置き換えて内容をリッチにしたいのですが、どんな追加指示をするべきでしょうか？

一度でうまく伝えられなくても、ChatGPTの回答を見ながら少しずつ修正指示を投げてみてもかまいません。回答を見ることで言語化しやすくなることもありますので、とにかく気軽に実践してみましょう。

ChatGPTを使うときのマインド編

12．一問一答ではなく「対話」を心がける

よくあるのがプロンプトを1発入力して回答が来て、その内容で諦めてしまうパターン…。わかります、でもそれじゃあもったいないんです！ChatGPTとの対話は、会話ラリーが神髄です。指摘するほど欲しい形を理解してくれます。ChatGPTと一定ディスカッションすることを基本として、とくに最初は根気よく使うようにしてみてください。人間と同じように、会話を深めることでより良いアイディアの提案や回答をもらえます。

13．回答が期待通りでない場合「情報不足によるもの」と認識する

ChatGPTは具体的な情報や指定がないと何言ったらいいのかわからず、当てずっぽうな提案を並べてしまいます。ChatGPTから変な回答が返ってくると、つい「ポンコツじゃん…」なんて思ってしまうかもしれませんが、「あぁ、情報が足りなかったんだな」とこちらが内省するくらいがちょうどいいです。ですので、常に「何か追加で伝えられることはないか？」という意識をもちながらChatGPTを使うようにしましょう。

14．時間がかかる作業を時短してもらう意識で「今のところは」使う

ChatGPTは、自分もできないことを実行してもらうのではなく、自分でもできるけど「時間がかかる作業を時短してもらう」という意識をもって使うことをおすすめします。AIの技術進化は日々著しいものの、完全自動化にはまだ及びません。そのため、現段階では「半自動化」の要領で使う方が使い勝手が良いと言えるでしょう。

15．慣れるまでは短文でもOK！ChatGPTにダル絡みして要領を掴む

ChatGPTは正直、すぐに使いこなせるようになるツールではありません。さまざまな指示をチャレンジし続けた人が傾向や要領を掴み、業務の時短につなげています。ここまでいろいろなコツを書いてきましたが、まずは慣れる、一行や短文でもいいから使うことを習慣にすることが重要です。理想の回答を導き出そうとすると挫折しやすいので、気軽に悩み相談やメールの校閲などから試してみるのがおすすめです。

おまけ

16．ChatGPTの「#」は項目の粒度を指している

ChatGPTを利用するときに、「＃」を使っているプロンプトを見て「どういう意味だろう？」と思ったことはありませんか？ChatGPTの利用においては、マークダウン記法(特にIT業界や技術職でメジャーな情報を表記するルール)がよく採用されています。

「＃」はマークダウン記法において見出しの階層を意味します。ただ文章を書いて伝えるよりも「#」や「*」を用いたマークダウン記法を使って指示を出すほうがAI側も利用者の意図を理解しやすく、回答の精度もUPします。
 
「#」＝項目の見出し　として使うことができます。

•  #：大項目　「本」
•  ##：中項目  「章」
•  ###：小項目「節」

 
プロンプト例：「#」の場合

#メインテーマ関するブレインストーミングを行い、下記の制約条件に従ってたくさんのアイディアを出力してください。

#メインテーマ
営業生産性について

#制約条件
・10個以上のアイディアを出力。
・架空の商品名、技術、地名、言葉、人名、団体名は使用しない。
・出力した各トピックに関して100字以上の説明を出力。

プロンプト例：「!」の場合

!メインテーマ関するブレインストーミングを行い、下記の制約条件に従ってたくさんのアイデアを出力してください。
 
!メインテーマ
営業生産性について
 
!制約条件
・10個以上のアイデアを出力。
・架空の商品名、技術、地名、言葉、人名、団体名は使用しない。
・出力した各トピックに関して100字以上の説明を出力。

「次に何を聞いたらいいかわからない…」を5秒で解決するChatGPTフローチャート

ChatGPTを使い始めたばかりの方が一番つまずきやすいところが、ChatGPTと会話をラリーし続けることかと思います。返信の仕方に正解はありませんし、SNSではさまざまな方法が解説されていて迷ってしまいますよね。そこで、ChatGPTへの返信で迷った際に見てほしいフローチャートを作成しました。

追加質問は「拡散質問」「深堀質問」「収束質問」の3種類に分けられます。それぞれどのような質問をしたら良いのか。考えられる質問のパターンを以下の表に分けてみました。

具体的な返信サンプルは下記資料から無料で閲覧可能です。ぜひご活用ください。

資料をダウンロードする

生成AIとどのように対話を進めればよいのか、全体の流れを理解できる資料です。先ほど紹介した３つの質問パターンごとに具体的な返信例も紹介しています。また、欲しい回答から逆算してどの質問パターンを使って質問すればよいかわかる表も掲載しました。ChatGPTから理想の回答を引き出すヒントとして、ぜひご覧ください。

資料ダウンロード後、メールに届いた URLをクリックいただくとNotionのページが開きます。Notionのアカウントをお持ちでない方でも閲覧可能です。

資料イメージはこちら↓

まとめ

ChatGPTのコツを16個ご紹介しました。本日からひとつでも取り入れて、業務の時間に役立てていただければ幸いです。弊社の生成AI活用チームは、人がやらなくても済む仕事を生成AIに委ねることで効率を高め、純粋な営業活動や、受注確度にインパクトのある取り組みへの集中時間を増やせています。

ぜひ本記事をお読みの皆さまも生成AIの活用にチャレンジし、実証実験を通して精度を高めてみてください。営業組織における生成AIの活用でお困りのことがあれば、いつでもご相談ください。セミナー、研修、アドバイザリー、代行、コンサルティング等各種扱っております。