【ビジネスマナーポリシー】13ビジネス文書と基礎(3/5)~営業パーソンのためのビジネスメール講座~

本動画では、ビジネスメールの書き方について解説しています。

 

<目次>
・メールの取り扱い4つのポイント
・件名の工夫

 


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※以下、動画の内容を文章化したものです。

 

メールの取り扱い4つのポイント

 

まずはメールの扱いかたについて下記4つのポイントを抑えましょう。

・緊急事項、問題報告は必ず電話もいれる
・メールは証拠(エビデンス)を残す場合に有効
・内容によって電話とメールを使い分けることが望ましい
・そもそもメールは感情が伝わりにくい

 

・緊急事項、問題報告は必ず電話もいれる
重要な話や問題報告等はメールだけで完結することは避けましょう。
そもそも報告とは仕事の依頼を受けた側に発生する義務です。
つまり伝える側に、正しく情報が伝わっているかどうかの責任があるのです。

メールだけでは直ぐに見て頂けないケースや、見ることない状態で、後回しされてしまうケースがあるので、重要性、緊急性が高いものは、電話や対面報告と併用すると良いでしょう。

 

・メールは証拠(エビデンス) を残す場合に有効
一方でメールを送る、残すという利点は、証拠として残るという点にあります。口頭だけでは言った、言わない・・・の論争になり、事実を把握することが出来ません。
メールであれば記憶だけではなく、記録を残すことができるので、やはり重要な場合は、メールと電話、対面を併用させることが重要になります

 

・内容によって電話とメールを使い分けることが望ましい
シーンによって、電話とメールは使い分けるのが良いでしょう。
例えば営業活動において、顧客の結論を聞こうとするため、何度も顧客に電話をすることがあります。
こうした場合、基本的にはそれで問題はないのですが、あまりにしつこくなってしまう場合は、メールを一通送るなどして、アプローチの仕方を切り替えてみるのも有効でしょう。

 

・そもそもメールは感情が伝わりにくい
この言葉は是非、頭の中で常に意識をしていただきたいと思います。
ビジネスマナーの冒頭でご説明した、「バーバルコミュニケーション」と「ノンバーバルコミュニケーション」でも解説した通り、言葉のコミュニケーションよりも言葉以外のコミュニケーションの方が相手に伝わる比率が高いというお話はしました。

メールの場合は言語以外の表現を用いることができません。
表情やイントネーション、緩急は相手に伝わらないのです。

そのため、文章や表現に工夫をしないと、そっけない内容や、冷たい印象を持たれてしまうケースがあります。

貴方がメールを送る前に、一歩立ち止まって「相手にどう伝わるか」を確認してから送ってみましょう。

 

件名の工夫

メールの件名は、その用件がひと目でわかるように付けます。
相手によっては、一日に100通、200通のメールを受け取っているかもしれません。

たいていの場合、受け取ったメールは一覧となった「件名」のみのリストとしてまず表示されます。
従って「件名」は簡潔でポイントを抑えた表現であることが、とても重要なのです。

件名をつける際は以下3つのポイントを意識しましょう。

・件名は短く、しかし必要な情報は盛り込む
・件名だけで内容がわかるように書く
・件名の長さは、20字を目安にする(ひと目で「見る」ために)

それでは具体的な件名を例に挙げて解説していきます。

例:「待ち合わせ場所変更の件/セレブリックス今井」

メールをお客様に送る場合に、件名だけでは分かりにくい用件などの場合、タイトルにも名前を入れることはとても親切です。

 

better:「Re:図面訂正後です」
best:「早急に検討します(Re:図面訂正後です)」

このように、メールに返信する場合、「ひとこと」添えることで大切なメールに重みをつけることもできます。

 

例:【緊急】1/12会議:会場変更になりました

 件名に「緊急度」「重要度」をつけると、相手の開封率やスピードは速まるでしょう。
ただし、【重要】も【緊急】も乱用すると意味がなくなってしまいますので、気をつけましょう。

 

 


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