【ビジネスマナーポリシー】12ビジネス文書と基礎(2/5)～営業パーソンのためのビジネス文書～

本動画では、ビジネス文書の書き方について解説しています。

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※以下、動画の内容を文章化したものです。

書き方の基本を抑えましょう。

・簡潔に書く
長い文章は、それだけで見る気を失くしてしまいます。
必要な情報だけを、わかりやすくシンプルにまとめましょう。

・結論から先に
結論から先に書く「結・起・承」の順番で書きます 。結論が先に来ることで、要点がまとまります。
見る側も整理された情報を見た方が判断しやすいのです。
これは文書だけでなく、ビジネスの基本だと理解してください。

・箇条書きを使う
大事なポイントや要約をする際、箇条書きが有効です。
文章で書いてしまうと、強調したい部分が曖昧になってしまうのです。

・横書きで書く
 縦書きの手紙の場合は別ですが、メールも含め最近では横書きで書くことの方が多くなっています。

・書く前に内容を整理する 

　①When：いつ・時期・期限
　②Where：どこで・場所
　③Who(Whom)：誰が・誰に・対象
　④What：何を・目的
　⑤Why：なぜ・理由・原因
　⑥How：どのように・手段・方法
　⑦How much(How many)：金額・数量  

他ビジネスマナーでも度々出てきますが、5W2Hで整理すると抜け漏れ、重複を防ぐことが出来ます

・用字、用語、文法は正しいものを使う
良くあるケースとしては、変に難しい言葉を使ってしまうことで、違った意味や、失礼を与えるケースなどがあります。
使う言葉は出来るだけ、わかりやすく正しいものを選びましょう。

以上が文章を書く上でのポイントです。

続いて社内用・社外用の文章のポイントを図で解説しますのでご覧ください。

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