Gmailの「連絡先」をつかう

今回は、Gmailの使い方シリーズ第5弾ということで、｢Gmailの連絡先(アドレス帳)｣の機能をご紹介いたします。

▼過去のGmailに関するコラムはコチラ！▼
「スレッド表示の解除方法」／「ラベル機能でメールを整理」
「プレビュー機能で、さらに快適に」／「定型文を追加・編集する」

＜読了3分＞

目次
・連絡先とは？
・連絡先を登録する
・グループ分けをする
・まとめ

連絡先とは、Gメールにおける｢アドレス帳｣のことです。

スマートフォンやタブレットですと、｢電話帳アプリ｣があるので分かりやすいのですが、PCにはそのようなアプリやソフトは準備されていません。

どこにあるのかというと、実は、Gmailの受信トレイのページから確認することができます。
Gmailを開いた左上、赤字で｢メール｣と書いてある部分をクリックすると｢連絡先｣｢ToDoリスト｣と選択肢が表示されるので、｢連絡先｣をクリックすると、連絡先一覧が表示されます。
連絡先一覧からGmailの画面に戻りたいときは、同様に画面左上、赤字の｢連絡先｣をクリックし、表示された｢メール｣をクリックすると元のGmailの画面に戻ることができます。

連絡先を登録する方法は、｢受信メールのアドレスを登録する方法｣と｢直接入力する方法｣、2つのやり方があります。順番にご紹介させていただきます。

①受信メールのアドレスを登録する方法

受信メールの本文画面右上、返信マークの右側の▼をクリックし
開いた選択肢の中から「連絡先リストに●●●●さんを追加」を選択、するだけで連絡先に追加されます。

②直接入力する方法

前項の｢連絡先とは？｣で紹介させていただいた手順で、連絡先一覧を開き、画面左上の赤いボタン「新しい連絡先」をクリックします。
すると、下図のような画面が開きますので、必要事項を記入してください。

また、｢名前を追加｣と書かれているボックスの右にある｢･･･｣をクリックすると、
このようなウィンドウが表示されるので、細かい情報を入力することも可能です。

もし、複数の電話番号や誕生日など、登録する項目を追加したい場合は、｢追加｣ボタンをクリックし
表示された選択肢の中から、必要な項目をクリックしてください。

連絡先を呼び出すときに便利なのがグループ分けです。
｢開いている個別の連絡先にグループを追加する方法｣と｢一覧から複数選択してグループを追加する方法｣がございますので、紹介いたします。

①開いている個別の連絡先にグループを追加する方法

まずは、開いている個別の連絡先にグループを追加する方法です。
個人の連絡先が表示されている状態で、画面上部にある｢人が3人並んでいる｣ようなマークをクリックします。

するとグループ一覧が表示されるので、該当グループのボックスにチェックを入れてください。
もし、新規でグループを作りたい場合は、一覧の中から｢新規作成｣を選び、グループを作成してください。

②一覧から複数選択してグループを追加する方法

続いて、一覧から複数選択してグループを追加する方法です。
連絡先一覧を開いた状態で、グループに加えたい連絡先の左端にあるチェックボックスを選択します。

選択し終えたら、先ほど同様、画面上部にある｢人が3人並んでいる｣ようなマークをクリックし、
該当のグループ名のチェックボックスにチェック入れ、最後に｢適用｣をクリックすると、グループ情報が反映されます。

いかがでしたか？？
連絡先の機能について、少しご理解いただけたでしょうか。

この｢連絡先｣はGmailやドライブ同様、インターネット環境さえあれば、デバイスを選ばず活用することができます。

また、スマートフォンの｢電話帳アプリ｣は、Gmailの連絡先と同期できるものがほとんどですので、
画面の小さいスマホではやりづらかった連絡先の整理整頓をPCで行えば、手元のスマホアプリにも反映されます。
(※同期については、各アプリの詳細をご確認ください)

仕事はもちろんのこと、プライベートでも便利に活用できますので、ぜひ一度お試しくださいませ。